ระบบจัดการโรงแรม (PMS) คืออะไร และโปรแกรมหลักที่ควรรู้
ด้วยการแข่งขันในธุรกิจโรงแรมที่สูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง ประกอบกับความคาดหวังของแขกผู้เข้าพัก ที่ต้องการความสะดวกรวดเร็วในการให้บริการ ทำให้ระบบบริหารจัดการโรงแรม หรือ Property Management System (PMS) กลายเป็นตัวช่วยสำคัญที่ขับเคลื่อนธุรกิจโรงแรมให้เกิดความราบรื่น ตั้งแต่การต้อนรับลูกค้า การจองห้องพัก การจัดการบัญชี ไปจนถึงงานบริการในห้องอาหาร
ดังนั้น การทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบจัดการโรงแรมคือสิ่งสำคัญ ทั้งในเรื่องของประโยชน์และการนำมาใช้งาน เพื่อสร้างความประทับใจให้แก่ผู้เข้าพัก นำไปสู่การบอกต่อและกลับมาใช้บริการซ้ำ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้ธุรกิจเติบโตและสร้างรายได้อย่างต่อเนื่อง
ระบบบริหารจัดการโรงแรมคืออะไร ?
ระบบบริหารจัดการโรงแรม (Property Management System – PMS) คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการด้านการดำเนินงานของโรงแรมทั้งส่วนหน้าบ้านและหลังบ้านอย่างมีประสิทธิภาพ โดยระบบนี้จะช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซ้อน รวมถึงลดการใช้เอกสาร และช่วยให้การบริการเป็นไปอย่างราบรื่น
ระบบการบริหารงานโรงแรมมีกี่รูปแบบ อะไรบ้าง ?
สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังสงสัยว่าระบบ PMS โรงแรมมีอะไรบ้าง ? ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว จะสามารถแบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลักด้วยกัน คือ โปรแกรมส่วน Front Office, Back Office และระบบการบริหารงานอื่น ๆ โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
โปรแกรม Front Office มีอะไรบ้าง ?
ระบบจัดการแผนกงานต้อนรับส่วนหน้า (Front Desk Systems) ครอบคลุมงานที่เกี่ยวข้องกับการต้อนรับลูกค้าโดยตรง เช่น
- ตรวจสอบสถานะห้องว่าง
- เช็กอิน-เช็กเอาต์
- ออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน
- บันทึกข้อมูลลูกค้า
- จัดการคำขอพิเศษของลูกค้า
ระบบ Front Desk ถือว่ามีความสำคัญอย่างมาก เพราะเป็นจุดเริ่มต้นในการให้บริการลูกค้า และสามารถสร้างประสบการณ์ที่ดีได้ตั้งแต่ก้าวแรกที่เข้าพัก
โปรแกรม Back Office มีอะไรบ้าง ?
ระบบบัญชีและหลังบ้าน (Back Office System) คือเครื่องมือจัดการหลังบ้าน เช่น บัญชี การเงิน สต๊อก และการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งเป็นระบบที่ช่วยควบคุมต้นทุนและเพิ่มความโปร่งใสในการดำเนินธุรกิจ โดยหน้าที่หลักของระบบบัญชีและงานหลังบ้านอื่น ๆ ได้แก่
- บริหารงบประมาณและรายงานทางการเงิน
- การบันทึกบัญชี และติดตามรายรับรายจ่าย
- ควบคุมสต๊อกสินค้า
- วิเคราะห์ต้นทุนและกำไรของแต่ละแผนก
โปรแกรมที่ใช้ในโรงแรมมีอะไรบ้าง นอกจากงาน Front Office และ Back Office ?
นอกจากงาน Front Office และ Back Office แล้ว ยังมีระบบอื่น ๆ ที่นิยมนำมาใช้ในธุรกิจโรงแรม เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการ ดังนี้
ระบบจัดการช่องทางการจอง (Channel Manager)
Channel Manager คือระบบที่ช่วยโรงแรมบริหารจัดการราคาห้องพักและจำนวนห้องว่างในทุกช่องทางการขาย เช่น Agoda, Booking.com, Expedia รวมถึงเว็บไซต์ของโรงแรมเอง ให้เป็นข้อมูลเดียวกันแบบ Real-Time โดยจุดเด่นของ Channel Manager ได้แก่
- ลดปัญหา Overbooking
- ปรับราคาห้องแบบ Dynamic Pricing ได้สะดวก
- ประหยัดเวลาในการจัดการหลายแพลตฟอร์ม
ระบบรับจองตรง (Internet Booking Engine)
ระบบรับจองตรง คือเครื่องมือที่ติดตั้งบนเว็บไซต์ของโรงแรมเพื่อให้ลูกค้าจองห้องพักได้โดยตรงแบบไม่ต้องผ่าน Online Travel Agency (OTA) ช่วยประหยัดค่าคอมมิชชันและส่งเสริมยอดขายตรง (Direct Booking) โดยข้อดีของระบบนี้ คือ
- ลูกค้าเห็นราคาจริงและโปรโมชันได้ทันที
- ข้อมูลลูกค้าเข้าสู่ระบบ PMS อัตโนมัติ
- ช่วยสร้างประสบการณ์การใช้งานเว็บไซต์ของโรงแรมที่ดี เสริมภาพลักษณ์ความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น
ระบบห้องอาหาร (Point of Sales)
ระบบ POS ในโรงแรมมักใช้ในร้านอาหาร บาร์ หรือร้านจำหน่ายสินค้าในโรงแรม ซึ่งจะมีคุณสมบัติดังนี้
- บันทึกรายการอาหารที่ผู้เข้าพักสั่ง
- เชื่อมต่อกับห้องพักของลูกค้าเพื่อเรียกเก็บเงิน
- ออกใบเสร็จ และจัดการโปรโมชัน
การเชื่อมต่อระบบ POS เข้ากับระบบ PMS จะช่วยให้ลูกค้าสามารถจ่ายเงินยอดรวมในครั้งเดียวตอนเช็กเอาต์ได้อย่างสะดวก และฝ่ายบัญชีก็สามารถติดตามรายได้จากทุกแผนกได้อย่างแม่นยำ
ประโยชน์ของการใช้ระบบการจัดการโรงแรมมีอะไรบ้าง ?
การนำระบบบริหารจัดการโรงแรม หรือ PMS เข้ามาใช้งาน มีประโยชน์หลัก ๆ อยู่หลายประการ ดังนี้
- ลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน
การใช้โปรแกรมบริหารจัดการงานโรงแรม จะช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการกรอกข้อมูลผิด การจองซ้อน (Overbooking) หรือการลืมบันทึกข้อมูลผู้เข้าพัก ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อภาพลักษณ์ของโรงแรม
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของทีม
ระบบ PMS ช่วยให้ทุกแผนกในโรงแรมทำงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น แผนกต้อนรับสามารถเช็กสถานะห้องได้แบบเรียลไทม์ ฝ่ายบัญชีสามารถดูรายงานการเงินได้ทันที ลดเวลาทำงานลงได้อย่างมาก
- เชื่อมโยงข้อมูลทุกแผนกไว้ในระบบเดียว
เมื่อเชื่อมโยงระบบบริหารจัดการงานโรงแรมต่าง ๆ เข้าด้วยกัน ข้อมูลจะเชื่อมต่อถึงกันได้อย่างราบรื่น ลดปัญหาการสื่อสารผิดพลาด และช่วยให้ผู้บริหารสามารถดูข้อมูลภาพรวมของธุรกิจได้สะดวก ช่วยให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
- สร้างประสบการณ์ที่ดีให้แก่ลูกค้า
การบริการอย่างราบรื่น เช่น การเช็กอินที่รวดเร็ว รู้ประวัติการจองทันทีที่เข้ามาถึง หรือการจ่ายเงินในยอดรวมเมื่อเช็กเอาต์ เป็นสิ่งที่ช่วยสร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าพัก และเพิ่มโอกาสในการกลับมาใช้บริการอีกครั้ง
- วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อพัฒนาโรงแรมได้อย่างแม่นยำ
ระบบ PMS ที่ดีจะมี Dashboard และรายงานวิเคราะห์ (Analytics) ช่วยให้เจ้าของโรงแรมเห็นข้อมูลสำคัญ เช่น อัตราการเข้าพัก ยอดขายรายวัน แหล่งที่มาของการจอง ซึ่งสามารถนำไปใช้วางแผนกลยุทธ์การตลาดและปรับปรุงบริการได้อย่างเหมาะสมต่อไป
ผู้ประกอบการคงเข้าใจแล้วว่าระบบจัดการโรงแรม (PMS) คือเครื่องมือที่ไม่เพียงช่วยให้ทีมงานทำงานได้ง่ายขึ้น แต่ยังเป็นกุญแจสำคัญในการมอบประสบการณ์ของลูกค้าและผลักดันให้ธุรกิจเติบโตอย่างยั่งยืน
หากผู้ประกอบการกำลังมองหาระบบ PMS เพื่อนำไปดูแลระบบหลังบ้าน งานบริหารห้องพัก และบริการต่าง ๆ ภายในโรงแรม ที่ใช้งานง่าย เหมาะสำหรับโรงแรมทุกขนาด Kantus Hotel Tech พร้อมให้คำปรึกษาโดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจธุรกิจโรงแรมไทยโดยเฉพาะ
ติดต่อสอบถามหรือขอรับคำปรึกษาฟรีได้ที่ เบอร์โทรศัพท์: 022-555-581 หรือ E-Mail: sales@kantushoteltech.com
ทดลองใช้ระบบจริงได้ฟรี 3 เดือน ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง พร้อมทีมซัพพอร์ตดูแลตลอด 24 ชม.