บัญชีโรงแรม ต้องทำอะไรบ้าง ? และข้อดีของโปรแกรมบัญชีโรงแรม

การทำบัญชีโรงแรมไม่ใช่แค่การจดบันทึกรายรับรายจ่ายแบบทั่วไป แต่เป็นการบริหารทางการเงินที่ครอบคลุมทุกกระบวนการ ตั้งแต่การรับจองห้องพัก การขายบริการเสริม ไปจนถึงการคำนวณกำไรขาดทุนในแต่ละช่วงเวลา จึงนับว่าเป็นงานที่ค่อนข้างยุ่งยากและซับซ้อน ดังนั้นเพื่อให้ตระหนักถึงความสำคัญของการทำบัญชีให้มากขึ้น เราจะมาเจาะลึกเกี่ยวกับวิธีที่ควรนำมาปรับใช้ในการทำบัญชีของโรงแรมยุคใหม่กัน

ความสำคัญของการทำบัญชีในธุรกิจโรงแรม

การทำบัญชีมีความสำคัญต่อการบริหารธุรกิจโรงแรมในหลากหลายประการ ดังนี้

ควบคุมต้นทุน และคำนวณผลกำไร-ขาดทุนได้แม่นยำ ช่วยให้มองเห็นภาพรวมทางการเงินของโรงแรมได้อย่างชัดเจน
ตัดสินใจในการบริหารธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การปรับราคาห้อง การลดต้นทุน หรือการลงทุนเพิ่มเติม
ช่วยให้การจัดทำภาษีเป็นไปอย่างถูกต้อง ลดความเสี่ยงด้านกฎหมาย และภาระค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

บัญชีโรงแรม ต้องทำอะไรบ้าง ?

การทำบัญชีโรงแรมมีขอบเขตของงานที่กว้างขวางและมีรายละเอียดที่ซับซ้อนมาก โดยครอบคลุมงานในส่วนต่าง ๆ ดังนี้

บันทึกรายรับ-รายจ่ายประจำวัน

หน้าที่แรกและสำคัญที่สุดคือการบันทึกรายรับรายจ่ายประจำวัน ซึ่งรวมถึงรายได้จากการจองห้องพัก บริการอาหาร เครื่องดื่ม และบริการเสริมต่าง ๆ ซึ่งการบันทึกทางบัญชีของธุรกิจโรงแรมที่ดี ควรแยกประเภทรายได้แต่ละแผนกให้ชัดเจน เพื่อให้สามารถวิเคราะห์ผลการดำเนินงานของแต่ละหน่วยงาน และนำมาปรับปรุงกลยุทธ์ทางธุรกิจให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ทั้งนี้ ตัวอย่างการบันทึกบัญชีของโรงแรมที่ช่วยขับเคลื่อนธุรกิจ จำเป็นต้องมีการจำแนกรายการต่าง ๆ เป็นหมวดหมู่ เช่น ค่าสาธารณูปโภค ค่าอาหาร เครื่องดื่ม ค่าแรงพนักงาน ค่าซักรีด และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานอื่น ๆ ซึ่งการบันทึกที่ละเอียดและเป็นระบบจะช่วยให้การวิเคราะห์ต้นทุนมีความแม่นยำมากขึ้น

จัดการเงินสดย่อย (Petty Cash)

การดำเนินงานของโรงแรมมักมีรายจ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกิดขึ้นประจำ เช่น การซื้อของใช้เบ็ดเตล็ด ค่าน้ำมันรถรับส่งแขก หรือค่าใช้จ่ายฉุกเฉิน การจัดการเงินสดย่อยให้เป็นระบบจะช่วยควบคุมกระแสเงินสดและป้องกันการรั่วไหลของเงิน ช่วยให้สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดียิ่งขึ้น

ออกใบกำกับภาษี และหักภาษี ณ ที่จ่าย

การออกใบกำกับภาษีให้แก่ลูกค้า รวมถึงการหักภาษี ณ ที่จ่ายจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการซึ่งเป็นพาร์ตเนอร์กับทางโรงแรม นับเป็นอีกหนึ่งหน้าที่สำคัญของผู้ทำบัญชีที่ต้องดำเนินการให้ครบถ้วนและถูกต้องตามกฎหมาย
อย่างไรก็ดี การบันทึกข้อมูลต่าง ๆ และเก็บรักษาเอกสารเหล่านี้อย่างเป็นระบบจะช่วยให้การยื่นภาษีเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

จัดทำรายงานทางการเงิน

รายงานทางการเงินประจำเดือน ไตรมาส และประจำปี รวมถึงงบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน และงบกระแสเงินสด เป็นเครื่องมือสำคัญในการติดตามผลประกอบการ โดยจะช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมของธุรกิจได้อย่างชัดเจน และตัดสินใจดำเนินกลยุทธ์ทางการตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ประสานงานกับแผนกต่าง ๆ

แผนกบัญชีต้องทำงานร่วมกับแผนกต่าง ๆ ในโรงแรม เช่น แผนกต้อนรับ แผนกครัว แผนกแม่บ้าน และแผนกขาย ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการประสานงานที่ดี เพื่อช่วยให้ได้รับข้อมูลทางการเงินที่ครบถ้วน ทั้งยังจะช่วยให้การบันทึกบัญชีทำได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

วิเคราะห์ต้นทุนและกำไร

การวิเคราะห์ต้นทุนและกำไรของแต่ละแผนก รวมไปถึงของแต่ละบริการจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการปรับปรุงการดำเนินงาน การตั้งราคา หรือการลงทุนในบริการใหม่ ๆ ได้อย่างง่ายดายมากยิ่งขึ้น

เตรียมเอกสารและยื่นภาษี

การเตรียมเอกสารและยื่นภาษีทั้งภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีเงินได้นิติบุคคล และภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของพนักงาน เป็นหน้าที่สำคัญที่ต้องทำให้ครบถ้วน เพื่อความถูกต้องตามกฎหมาย และยังแสดงให้เห็นการที่ดำเนินธุรกิจอย่างถูกต้อง

การนำโปรแกรมบัญชีโรงแรมมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ในปัจจุบันมีการพัฒนาระบบบัญชี ที่ช่วยให้การดำเนินงานด้านบัญชีของธุรกิจโรงแรมเป็นเรื่องง่ายขึ้น โดยมีข้อดีหลายประการ ดังนี้

บันทึกรายรับ-รายจ่ายได้แบบเรียลไทม์

หนึ่งในประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของโปรแกรมบัญชีโรงแรมคือความสามารถในการบันทึกรายรับ-รายจ่ายแบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลล่าสุดได้ตลอดเวลา ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น

เชื่อมต่อข้อมูลจากแผนกต่าง ๆ

ระบบโปรแกรมบัญชีที่ดีสามารถเชื่อมต่อข้อมูลจากแผนกต่าง ๆ ได้ เช่น แผนกต้อนรับ ฝ่ายขาย หรือแผนกครัว ทำให้ข้อมูลสามารถส่งต่อถึงกันได้อย่างราบรื่น และลดโอกาสการบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน ช่วยให้การทำงานบัญชีมีความคล่องตัวมากขึ้น

สรุปงบการเงินอัตโนมัติ

หนึ่งในข้อดีที่สำคัญของโปรแกรมบัญชีคือความสามารถในการสรุปงบการเงินอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลแบบปกติ และประหยัดเวลาในการจัดทำรายงานต่าง ๆ ช่วยให้การทำบัญชีมีความสะดวกและรวดเร็วขึ้น

ช่วยให้ผู้บริหารสามารถดูรายงานผลประกอบการได้ทุกที่

ด้วยเทคโนโลยีคลาวด์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงรายงานทางการเงินได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น สมาร์ตโฟน แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ ทำให้ง่ายต่อการติดตามผลประกอบการ และช่วยให้สามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างเหมาะสม

เพราะงานบัญชีในโรงแรมมีรายละเอียดและขั้นตอนที่ค่อนข้างซับซ้อน การนำโปรแกรมบัญชีโรงแรมมาใช้ จึงเป็นตัวช่วยดี ๆ ที่ผู้ประกอบธุรกิจยุคใหม่ไม่ควรมองข้ามอย่างเด็ดขาด

หากคุณเป็นผู้ประกอบการโรงแรมขนาดเล็กถึงขนาดกลาง และกำลังมองหาโซลูชันบัญชีที่ใช้งานง่าย เชื่อมโยงข้อมูลได้แบบครบวงจร Kantus Hotel Tech ขอแนะนำโปรแกรมบัญชีโรงแรม ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อการบริหารงานด้านหลังบ้านให้สะดวกและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ติดต่อสอบถามหรือขอรับคำปรึกษาฟรีได้ที่ เบอร์โทรศัพท์: 022-555-581 หรือ E-Mail: sales@kantushoteltech.com

ข้อมูลอ้างอิง

1.Accountant. สืบค้นเมื่อวันที่ 2 มิถุนายน 2568 จาก https://hospitality-staffing.agency/job/accountant/