โปรแกรมโรงแรมมีอะไรบ้าง ? เพื่อการบริหารงานอย่างเหนือชั้น

การบริหารธุรกิจโรงแรม ไม่ใช่แค่เรื่องของการให้บริการที่พัก หรือดูแลความพึงพอใจของลูกค้า แต่ยังต้องประสานงานกับหลากหลายแผนก ตั้งแต่แผนกต้อนรับ ห้องอาหาร แม่บ้าน บัญชี การตลาด อีกทั้งยังต้องควบคุมมาตรฐานการให้บริการของพนักงาน ซึ่งถ้าขาดระบบการบริหารจัดการที่ดีไป จะส่งผลให้การดำเนินงานมีขั้นตอนที่ยุ่งยากและเสี่ยงต่อความผิดพลาดได้ง่าย

ดังนั้น ระบบการจัดการโรงแรม คือหัวใจสำคัญของธุรกิจที่ช่วยรวมการทำงานของทุกฝ่ายไว้ในที่เดียว ทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุนการดำเนินงาน และสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจได้อย่างแท้จริง

ระบบการบริหารงานโรงแรมมีกี่รูปแบบ ?

สำหรับผู้ประกอบการที่อาจสงสัยว่าโปรแกรมโรงแรมที่นิยมใช้กันในปัจจุบันมีอะไรบ้าง ต้องบอกว่ามีอยู่ด้วยกันหลายรูปแบบตามหน้าที่เฉพาะ และยิ่งนำมาใช้ร่วมกันยังจะสามารถประสานการทำงานได้อย่างไร้รอยต่อ ผู้ประกอบการจึงควรทำความเข้าใจระบบต่าง ๆ ให้ครบถ้วน เพื่อนำไปวางแผนและติดตั้งให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงสุด สำหรับโปรแกรมได้รับความนิยมและถือเป็นมาตรฐานในอุตสาหกรรมโรงแรม ได้แก่

Property Management System (PMS)

ผู้ประกอบการหลาย ๆ คนอาจเคยได้ยินชื่อของระบบ Property Management System (PMS) กันมาบ้าง แต่อาจสงสัยว่า PMS หรือ ระบบการจัดการทรัพย์สินในโรงแรมคืออะไร สำหรับโปรแกรมตัวนี้เป็นระบบบริหารจัดการโรงแรมแบบศูนย์กลาง ที่คอยจัดการห้องพัก การเช็กอิน-เช็กเอาต์ การบันทึกข้อมูลลูกค้า และสรุปรายงานรายได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้ประกอบการสามารถควบคุมและตรวจสอบการทำงานทุกด้านในโรงแรมได้อย่างง่ายดายจากที่เดียว

Channel Manager(CM)

สำหรับโรงแรมที่ต้องการเพิ่มยอดขายผ่านช่องทางการขายออนไลน์อย่าง Agoda, Booking.com, หรือ Expedia โปรแกรม Channel Manager คือเครื่องมือที่ขาดไม่ได้ ระบบนี้จะช่วยจัดการช่องทางการขายห้องพักที่เชื่อมต่อกับ OTA ต่าง ๆ พร้อมอัปเดตสถานะห้องพักแบบเรียลไทม์ ทำให้สามารถลดปัญหาการจองซ้อน (Overbooking) และเพิ่มโอกาสในการจองห้องได้ตลอดเวลา

Internet Booking Engine (IBE)

IBE เป็นอีกหนึ่งระบบที่ควรมีในการบริหารจัดการโรงแรม ซึ่งระบบนี้จะช่วยให้ลูกค้าสามารถจองห้องพักตรงผ่านเว็บไซต์ของโรงแรม ทำให้สามารถจัดการด้านการจองห้องพักจากลูกค้าได้โดยตรง และเพิ่มกำไรให้ธุรกิจอย่างเต็มที่

Back Office System (BOS)

BOS เป็นระบบหลังบ้านที่คอยดูแลงานสำคัญอย่างบัญชี การเงิน คลังสินค้า และการจัดซื้อ ทั้งยังช่วยให้การทำงานด้านเอกสารและตัวเลขเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น และที่สำคัญสามารถเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบอื่น ๆ เพื่อการทำงานที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

Staff Management System (HRMS)

ระบบที่ช่วยจัดการเรื่องการทำงานของพนักงาน เช่น การจัดกะเวรที่เหมาะสมกับความต้องการของโรงแรม การบันทึกเวลาเข้า-ออกงานแบบอัตโนมัติ การติดตามการลาและวันหยุด รวมถึงการประเมินผลการทำงาน โดยระบบนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรบุคคลและลดภาระงานด้านธุรการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Revenue Management System (RMS)

ระบบ RMS ใช้สำหรับวิเคราะห์และกำหนดราคาห้องพักอัตโนมัติด้วยข้อมูลหลากหลาย เช่น ฤดูกาล อัตราการเข้าพัก พฤติกรรมของลูกค้า และสถานการณ์ตลาด เพื่อกำหนดราคาที่เหมาะสมที่สุดในแต่ละช่วงเวลา ช่วยเพิ่มรายได้และใช้ห้องพักให้เกิดประโยชน์สูงสุด

Customer Relationship Management System (CRM)

ระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์ที่ช่วยสร้างและรักษาความภักดีของลูกค้า ผ่านการส่งโปรโมชันเฉพาะบุคคลตามความชอบ การจัดการโปรแกรมสมาชิก การติดตามประวัติการเข้าพัก และการสื่อสารที่เป็นส่วนตัวกับลูกค้า ช่วยเพิ่มโอกาสในการกลับมาใช้บริการซ้ำ

Voucher Management System (VMS)

ระบบจัดการบัตรกำนัล โปรโมชัน หรือส่วนลดแบบดิจิทัลที่ทันสมัย เหมาะกับยุคที่การตลาดเน้นการจองตรงและการสร้างความน่าสนใจผ่านข้อเสนอพิเศษต่าง ๆ ระบบนี้ช่วยลดการใช้กระดาษและเพิ่มความสะดวกในการใช้งาน

Point of Sales (POS)

ระบบบริหารจัดการร้านอาหาร บาร์ หรือมินิบาร์ภายในโรงแรม ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบห้องพักและสรุปยอดการใช้จ่ายเข้าไปใน PMS ได้ทันที ช่วยให้การเรียกเก็บเงินและการบริการเป็นไปอย่างราบรื่น ป้องกันการบันทึกตกหล่น ช่วยให้การจัดการมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

Rate Shopper System

ระบบเปรียบเทียบราคาโรงแรมคู่แข่งในบริเวณใกล้เคียง ช่วยให้โรงแรมสามารถตั้งราคาห้องพักได้อย่างเหมาะสมและแข่งขันได้ในแต่ละช่วงเวลา โดยอิงจากข้อมูลตลาดที่เป็นปัจจุบัน

Marketing Platform

ระบบการตลาดออนไลน์ที่ครอบคลุมการยิงโฆษณาผ่านช่องทางดิจิทัล การทำอีเมลมาร์เก็ตติงแบบเป็นส่วนตัว การรีมาร์เก็ตติงลูกค้าเก่าที่เคยสนใจ และการวิเคราะห์ผลการตลาด ช่วยเพิ่มการมองเห็นของโรงแรมในตลาดออนไลน์

วิธีเลือกบริการระบบจัดการโรงแรม

การเลือกใช้ระบบที่เหมาะสมมีผลต่อประสิทธิภาพการบริหารจัดการของทั้งโรงแรม ซึ่งผู้ประกอบการควรพิจารณาจากปัจจัย ต่อไปนี้

• ฟังก์ชันครบถ้วน เช่น PMS, POS, และ Accounting ในระบบเดียว เพื่อให้การทำงานเชื่อมโยงกันอย่างราบรื่น
• เชื่อมต่ออัตโนมัติ กับแผนกต่าง ๆ ภายในโรงแรมโดยไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ ทั้งยังทำให้ประหยัดเวลาและลดความผิดพลาด
• ปรับขนาดได้ มีความยืดหยุ่น และรองรับการขยายโรงแรมในอนาคตได้
• มีทีมซัพพอร์ต ที่เข้าใจธุรกิจโรงแรมจริง พร้อมให้คำปรึกษาและช่วยเหลือเมื่อเกิดปัญหา
• รองรับภาษาไทย สามารถนำมาใช้งานในประเทศไทยได้ดี เพื่อให้พนักงานใช้งานได้อย่างสะดวกและง่ายดาย

สำหรับผู้ประกอบการโรงแรมขนาดเล็กถึงขนาดกลาง และกำลังมองหาโปรแกรมสำหรับจัดการระบบห้องพัก และบริหารจัดการโรงแรมที่ใช้งานง่าย เชื่อมโยงข้อมูลได้แบบครบวงจร Kantus Hotel Tech ขอแนะนำระบบการบริหารงานโรงแรมที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ เพื่อการบริหารงานหลังบ้านได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ติดต่อสอบถามหรือขอรับคำปรึกษาฟรีได้ที่ เบอร์โทรศัพท์: 022-555-581 หรือ E-Mail: sales@kantushoteltech.com

ข้อมูลอ้างอิง

1. 10 Best Hotel Property Management Systems 2025. สืบค้นเมื่อวันที่ 1 สิงหาคม 2568 จาก https://hoteltechreport.com/operations/property-management-systems

2. What Is a PMS in Hotels? Types, Features, and Benefits. สืบค้นเมื่อวันที่ 1 สิงหาคม 2568 จาก https://www.shms.com/en/news/pms-in-hotels/